Acta de finiquito en Ecuador: plazos para legalizarla en el SUT y cómo hacer la consignación ante el Ministerio del Trabajo

Cuando termina una relación laboral, sea por renuncia, despido, mutuo acuerdo o fin de contrato, el empleador no ha terminado su trabajo: debe liquidar, pagar y legalizar el acta de finiquito en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio del Trabajo. El Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, reformado por el MDT-2025-053, fija plazos precisos y un procedimiento distinto según el trabajador cobre o no. Esta guía los explica con fechas exactas.

Los dos plazos que debe memorizar

Calculadora de fechas límite

Caso 1: el trabajador cobra — pago directo y legalización

1. Registre la salida del trabajador en el SUT con la fecha y la causa de terminación.
2. Elabore el acta de finiquito en el sistema, ingresando la información requerida: remuneración pendiente, proporcionales de décima tercera y décima cuarta, vacaciones no gozadas, fondos de reserva si aplica, bonificación por desahucio (Art. 185) o indemnización (Art. 188) según el caso, y los descuentos legalmente justificados. El acta debe ser pormenorizada: un acta genérica puede ser impugnada por el trabajador (Art. 595 del Código del Trabajo).
3. Imprima y suscriba el acta con el trabajador. Entréguele su ejemplar: desde 2025 es obligación expresa del empleador entregar copia de las actas de finiquito (Art. 6.1).
4. Pague por transferencia, cheque o el medio acordado, y obtenga el comprobante.
5. Cargue en el SUT el acta firmada y el comprobante de pago en formato PDF. El sistema genera el código HASH, que es la huella digital del documento y la prueba de que la legalización concluyó (Art. 5.1).
6. Conserve el original firmado y el comprobante en su archivo físico y digital. El Ministerio del Trabajo no los guarda; la custodia es responsabilidad exclusiva del empleador (Art. 19 y Disposición General Décima).

Caso 2: el trabajador no cobra — consignación paso a paso

Este es el procedimiento del Art. 20, reformado en 2025. Aplica cuando el ex trabajador no acude a cobrar o se niega a recibir su liquidación, situación frecuente en despidos conflictivos o cuando el trabajador se cambia de ciudad:

1. Agote el pago directo durante los primeros 15 días. Deje constancia de los intentos de contacto (mensajes, correos, comunicaciones escritas): será su respaldo de que el trabajador no acudió.
2. Genere el acta de finiquito en el SUT antes de pagar (literal a).
3. Acepte en el sistema la declaración de que la información proporcionada es veraz y de su absoluta responsabilidad (literal b).
4. Seleccione la opción "consignación" y cargue los documentos que garantizan el cumplimiento de sus obligaciones patronales: los roles de pago de los últimos tres meses y los justificativos de los descuentos, si los hubiera (literal c).
5. Revisión del inspector del trabajo. Un inspector designado revisa el acta y la documentación de soporte (literal d). Si hay inconsistencias, le pedirá correcciones; por eso los roles y el acta deben coincidir exactamente.
6. Orden de pago. Si la documentación está completa, el inspector habilita la orden para pagar por los medios habilitados por el Ministerio (literal e).
7. Cierre. Realizado el pago, cargue el comprobante y el acta suscrita por el empleador para concluir la legalización (literal f). Conserve todo en su archivo.

Documentos que debe tener listos

Errores frecuentes que generan observaciones o multas

• Registrar la salida en el SUT pero no cargar el acta con el comprobante: para el sistema, el acta no está legalizada.
• Cargar un comprobante por un valor distinto al total del acta.
• Omitir la bonificación por desahucio cuando el trabajador renunció (vea nuestro artículo sobre el Art. 185 del Código del Trabajo).
• Aplicar descuentos sin autorización escrita del trabajador.
• Esperar a que el trabajador "aparezca" y dejar pasar los 30 días sin consignar.
• No descargar ni conservar el acta con código HASH: si un inspector la requiere y no la tiene, la infracción se configura igual.

Cuánto cuesta no cumplir

El Art. 36 del Acuerdo MDT-2023-140 fija sanciones especiales: USD 200 por cada acta de finiquito no registrada y USD 50 por cada acta registrada tardíamente. Se aplican previa denuncia o en una inspección (Art. 21), pueden acumularse con otras multas hasta 20 SBU (Art. 37) y duplicarse en caso de reincidencia (Art. 38). Pagar la multa no extingue la obligación: el acta debe legalizarse de todos modos (Art. 39).

Cómo le ayudamos en P&S Asesores

Calculamos la liquidación completa, elaboramos el acta de finiquito en el SUT, coordinamos la firma y el pago, cargamos los documentos y le entregamos el acta con código HASH dentro del plazo. Si el trabajador no acude a cobrar, gestionamos la consignación con toda la documentación de soporte hasta la orden de pago del inspector. También regularizamos actas atrasadas de años anteriores para dejar su expediente en orden antes de una inspección.