Una notificación de inspección del Ministerio del Trabajo no es una sanción: es una oportunidad de demostrar que su empresa cumple. El problema es que el plazo para hacerlo es corto y la documentación es extensa. Desde noviembre de 2023 el procedimiento está regulado por el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 (Suplemento del Registro Oficial 447), reformado por el Acuerdo MDT-2025-053 de mayo de 2025. Esta guía resume lo que todo empleador debe saber.
Tipos de inspección: focalizada o integral, electrónica o de campo
El Acuerdo distingue dos preguntas: qué se revisa y cómo se revisa.
| Según lo que se revisa | Descripción |
|---|---|
| Inspección focalizada (Art. 27) | Verifica uno o varios derechos específicos: trabajo infantil, inclusión de personas con discapacidad, trabajadores extranjeros, empleo juvenil, contratación en la región amazónica, u otros que la autoridad determine. |
| Inspección integral (Art. 28) | Verifica el cumplimiento de todos los derechos laborales previstos en el Código del Trabajo y normas conexas. |
| Según cómo se realiza | Descripción |
| Electrónica (Art. 29.1 y 30) | El inspector notifica al correo electrónico registrado en el SUT y usted responde cargando documentos por medios electrónicos. Puede pedirle la presencia física del representante legal si el caso lo amerita. |
| De campo (Art. 29.2 y 31) | El inspector acude al centro de trabajo, entrevista a los trabajadores y notifica el requerimiento en el sitio. La documentación se presenta de manera física. |
El procedimiento y sus plazos, paso a paso
Los términos se cuentan en días hábiles (término, no plazo). El procedimiento es el mismo en la modalidad electrónica y en la de campo (Arts. 30 y 31):
Qué obligaciones revisa el inspector
El Acuerdo organiza las obligaciones patronales en bloques. Estas son las que con mayor frecuencia se requieren en una inspección integral:
1. Registro de trabajadores y contratos en el SUT
El empleador debe registrar y mantener actualizada la información de todos sus trabajadores activos en la plataforma del Ministerio, en el plazo máximo de un mes desde el ingreso de cada trabajador (Art. 6, reformado en 2025). Si aplica jornada reducida, necesita la autorización del Art. 47.1 del Código del Trabajo, registrada en el sistema.
2. Décima tercera y décima cuarta remuneración
Pago y registro del formulario en el sistema según el noveno dígito del RUC (Art. 11):
| Beneficio | Pagar hasta | Registro — dígitos 1 a 5 | Registro — dígitos 6 a 0 |
|---|---|---|---|
| Décimo tercero (todo el país) | 24 de diciembre | 5 de enero – 5 de febrero | 6 de febrero – 6 de marzo |
| Décimo cuarto — Sierra y Amazonía | 15 de agosto | 20 de agosto – 20 de septiembre | 21 de septiembre – 21 de octubre |
| Décimo cuarto — Costa e Insular | 15 de marzo | 20 de marzo – 20 de abril | 21 de abril – 21 de mayo |
3. Participación de utilidades
Aplica a empleadores obligados a llevar contabilidad. Liquidación hasta el 31 de marzo, pago dentro de los 15 días siguientes (hasta el 15 de abril) y registro del formulario: dígitos 1 a 5 del 20 de abril al 20 de mayo; dígitos 6 a 0 del 21 de mayo al 21 de junio (Arts. 14 y 18).
4. Actas de finiquito
Elaboradas en el SUT, suscritas por las partes y cargadas junto con el comprobante de pago en PDF, en un plazo máximo de 15 días desde la terminación de la relación laboral (Art. 19). Vea nuestra guía completa sobre plazos del acta de finiquito y consignación.
5. Reglamento interno de trabajo
Obligatorio para empleadores con más de 10 trabajadores. Se registra en la plataforma dentro de los 30 días siguientes a superar ese número, para aprobación del Director Regional del Trabajo (Arts. 22 a 24).
6. Obligaciones generales del Código del Trabajo
Afiliación al IESS desde el primer día y pago de aportes, roles de pago con desglose de ingresos y descuentos, vacaciones, jornadas y horas suplementarias, fondos de reserva, y el porcentaje de inclusión laboral de personas con discapacidad (Art. 42 del Código del Trabajo y normas conexas).
7. Entrega de documentos al trabajador
Desde 2025 es obligación expresa entregar a los trabajadores y ex trabajadores el original o copia certificada de contratos, adendas, utilidades, actas de finiquito, reglamento interno y roles de pago (Art. 6.1). Su incumplimiento es sancionable.
Lista de verificación: ¿está listo para una inspección?
Marque lo que ya tiene en orden
Esta lista resume la documentación que habitualmente se requiere en una inspección integral. Puede imprimirla (Ctrl+P) como guía de trabajo.
- Cuenta activa en el SUT con correo electrónico actualizado y acuerdo de uso de medios electrónicos suscrito.
- Contratos de trabajo de todos los trabajadores activos, registrados dentro del mes siguiente al ingreso.
- Avisos de entrada al IESS y planillas de aportes pagadas de los últimos meses.
- Roles de pago mensuales firmados, con desglose de ingresos, horas suplementarias y descuentos justificados.
- Formulario de décima tercera remuneración registrado en el sistema dentro del cronograma.
- Formulario de décima cuarta remuneración registrado en el sistema dentro del cronograma.
- Formulario de utilidades registrado (si está obligado a llevar contabilidad) y respaldos de pago.
- Actas de finiquito de ex trabajadores legalizadas en el SUT con comprobante de pago y código HASH.
- Reglamento interno de trabajo aprobado (si tiene más de 10 trabajadores) y descargado como respaldo.
- Registro de vacaciones gozadas o pagadas y control de jornadas.
- Autorización de jornada reducida (Art. 47.1) si aplica.
- Cumplimiento del porcentaje de inclusión de personas con discapacidad, si por su número de trabajadores está obligado.
- Constancias de entrega de contratos, roles y actas a los trabajadores (Art. 6.1).
Cuánto cuesta incumplir: las tablas de multas
Las sanciones se fijan en salarios básicos unificados (SBU) y crecen según el tamaño del empleador (Art. 35). Los incumplimientos se clasifican por el artículo del Código del Trabajo que se infringe:
| Gravedad | 1 a 9 trab. | 10 a 25 | 26 a 49 | 50 a 199 | 200 a 540 | 541 o más |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Leves (Art. 42 núm. 4, 7, 8, 14, 15, 16, 28 y 32; falta de autorización del Art. 52) | 1 SBU | 4,17 SBU | 7,33 SBU | 10,50 SBU | 13,67 SBU | 16,83 SBU |
| Graves (Art. 42 núm. 2, 3, 9, 11, 12, 18, 20, 21, 23, 24, 25, 27, 29, 30 y 36; Art. 44 lit. c y h; Arts. 152 y 155) | 2,58 SBU | 5,75 SBU | 8,92 SBU | 12,08 SBU | 15,25 SBU | 18,42 SBU |
| Muy graves (Art. 42 núm. 1, 10, 13, 17, 19 y 31; Art. 44 lit. a, b, d, e, f, g, i, j, k; Arts. 161, 270 y 341) | 4,17 SBU | 7,33 SBU | 10,50 SBU | 13,67 SBU | 16,83 SBU | 20 SBU |
Además existen sanciones especiales con valor fijo en dólares (Art. 36):
| Infracción especial | Sanción |
|---|---|
| No registrar el contrato de trabajo | USD 50 por contrato |
| Registro tardío del contrato de trabajo | USD 25 por contrato |
| No registrar el acta de finiquito | USD 200 por acta |
| Registro tardío del acta de finiquito | USD 50 por acta |
| No registrar el formulario de décimo tercero / décimo cuarto / utilidades | USD 200 por cada formulario |
| Registro tardío del formulario de décimo tercero / décimo cuarto / utilidades | USD 100 por cada formulario |
| No registrar el reglamento interno de trabajo | USD 200 |
| No contar con la autorización de jornada reducida (Art. 47.1) | 0,5 SBU |
| No cumplir el porcentaje de inclusión de personas con discapacidad | 10 SBU |
- Acumulación: pueden sumarse varias multas a un mismo empleador, pero en conjunto no superan 20 SBU (Art. 37).
- Reincidencia: repetir la misma infracción en dos inspecciones distintas dentro de un año puede duplicar la sanción (Art. 38).
- Pagar la multa no lo libera: la obligación laboral sigue pendiente y debe cumplirse (Art. 39).
Cómo le ayudamos en P&S Asesores
Si recibió una notificación, cada día cuenta. Revisamos su expediente contra el requerimiento del inspector, identificamos lo que falta o está inconsistente, regularizamos registros pendientes en el SUT, preparamos la respuesta documental dentro del término y, de ser necesario, la solicitud de ampliación y las justificaciones a la providencia. Si prefiere anticiparse, hacemos una auditoría preventiva con esta misma lista para que la inspección, cuando llegue, termine en archivo.
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